대관 행사 운영 매뉴얼 — 계약 핵심 조항·안전수칙·음향/조명 한도·즉시 중지권

1) 목적·적용 범위(30초 브리핑)

• 목적: 대관(공연·강연·기업행사·촬영 포함)을 안전하고 합리적으로 운영.
• 적용: 전시실 외부 로비·강당·야외마당·교육실 등 대관 가능 구역.
• 원칙: 작품·시설 보호, 방문객 안전, 운영 연속성, 권리·저작권 준수, 즉시 중지권의 명문화.

 

 

 

2) 계약·승낙서 핵심 조항(복붙용 요약)

1. 사용 목적·범위: 공간·시간(세팅·리허설·철수 포함), 예상 인원, 장비 목록, 부스/판매 행위 여부.
2. 운영 우선권·즉시 중지권: 안전·질서 저해, 작품·시설 훼손 우려, 약정 위반 시 즉시 중지·퇴실·원상복구·손배 청구 가능.
3. 음향·조명 한도: dB(A) 상한, 룩스 상한, 스피커 방향·개수, 조명 발열·거리·난반사 관리.
4. 장비 반입·전력 사용: 최대 전력(W), 멀티탭·케이블 매트 사용, 전선 동선 고정, 외부 전원 사용 금지/승인.
5. 질서·촬영·초상권: 타 관람객 정숙·동선 보호, 전시실 촬영 제한 준수, UGC/언론 대응은 사전 승인·동의 원칙.
6. 보험·보증금: 대인/대물 책임보험 의무, 보증금 금액·반환 조건(손상·연체·청소 미이행 공제).
7. 청결·원상복구: 쓰레기 분리·운반, 장비·테이프 흔적 제거, 공간 원상회복 후 인수인계 서명.
8. 대관료·추가비용: 기본 시간·추가 시간, 야간·야외 가산, 추가 인력·청소·장비 사용료.
9. 취소·변경: 기한별 환불/공제율, 불가항력·기관 우선행사 대체 제공 조건.
10. 분쟁·관할: 준거법·관할법원, 분쟁 시 협의 절차.

팁: 계약 첫 장에 **“운영 우선권·즉시 중지권”**을 굵게 표기하면 현장 집행이 쉬워집니다.

 

3) 음향·조명 한도(권장 기준)

• 음향(dB)
  • 실내 강연/행사: 평균 80 dB(A) 이하, 순간 피크 85 dB(A) 이하(프런트에서 1m 측정).
  • 로비/야외: 주변 민원·공진 고려 지점별 85 dB(A) 이하, 연속 10분 초과 금지.
  • 스피커 방향은 관람 동선 반대, 서브우퍼 진동은 바닥 디커플링 매트 사용.
• 조명(룩스)
  • 작품/자료 인접 구역: 기존 상설 조도 정책 준수, 임시조명은 직접광 회피, 최소 이격거리 확보.
  • 로비/강당: 조도 변화 급격 전환 금지, 레이저·강한 난반사 유발 장비 지양.
• 공통: 모든 수치·세팅은 사전 리허설 측정치로 기록(사진+수치) → 계약 첨부.

4) 로드인→운영→로드아웃 SOP(시간순)

T-48~24h | 사전 점검

• 플로어플랜 확정(스테이지/객석/대기공간/보관대), 전력·케이블 루트, 동선·표지 위치, 비상 동선 확보.
• 보험증권·보증금 확인, 진행표·멘트 최종본 공유.

T-6~3h | 로드인

• 출입 등록(업체·차량), 케이블 매트·테이프 즉시 적용, 스피커 방향·조도 테스트.
• 작품 인접 동선은 가림대 설치, 보관대/락커 안내.

T-0 | 오프닝 브리핑(1분)

• “정숙 구역, 촬영 제한, 통로 확보, 안내 스태프 지시 준수, 즉시 중지권” 5문장 고지.

T+0~행사 종료 | 운영

• 소음·조도 모니터링(10~15분 간격), 통로·대기열 관리, UGC·언론 촬영 관리, 유모차·휠체어 동선 지원.
• 민원·위험 징후 시 조건부 허용→완화/이동 원칙, 지속 시 즉시 중지.

T+0~2h | 로드아웃

• 원상복구 체크리스트(바닥/벽/전원/케이블 흔적/쓰레기), 잔류물 회수, 인수인계 서명 후 보증금 정리.

 

5) 현장 체크리스트(게시·내부용)

• 계약서/승낙서 현장 비치(핵심 조항 하이라이트).
• 플로어플랜·대기열·보관대·포토존·안내표지 설치.
• 음향·조명 측정기(간이 dB·룩스) 준비, 기록 폼 인쇄.
• 스태프 포지션: 입구 1 / 이벤트 존 1 / 코어(엘리베이터·계단) 1 / 백스테이지 1.
• 케이블 매트·콘·라인 테이프, 여분 의자·가림대.
• 쓰레기 봉투·수거 대차, 물티슈·점착 롤러(바닥 흔적 제거).
• 응급 키트, 분실물 봉투·대장(10편 프로세스 연동).

 

6) 안내판·멘트 템플릿(그대로 사용)

입구 표준판

• “행사 중 정숙 구역을 존중해 주세요. 통로 확보 및 표시선 준수. 개인 촬영은 표시 구역만 허용, 삼각대·셀카봉 제한.”

오프닝 멘트(30초)

• “안전을 위해 통로를 비워 주세요. 촬영은 표시 구역에서만, 스피커·플래시는 제한될 수 있습니다. 기관의 안내는 즉시 중지권에 기반합니다. 협조에 감사드립니다.”

스태프 무전(예시)

• “이벤트존 SPL 83dB, 조도 정상. 대기열 15m, 포토존 이동 유도 중.”

7) 수수료·보증금·보험 가이드(예시 틀)

• 대관료: 기본 2시간 + 초과 시간당 / 야간·야외 가산 / 평면도·추가 장비 사용료.
• 보증금: 장비 반입·바닥 접착물 사용 시 가산, 원상복구 확인 후 영업일 3일 내 반환.
• 보험: 행사 책임보험(대인/대물), 고가 전시품 인접 시 별도 특약 권장.
• 추가 인력비: 안내·경호·청소·기술(음향/조명) 인력 단가 명시.

8) 분쟁 예방·대응(운영 우선권)

• 조건부 허용: 소음·혼잡 발생 시 스텝이 대안 제시(포토존·대기열 전환) → 미이행 시 중단.
• 기록: 시간·장소·dB/룩스 수치·안내 문구·결과 기록.
• 정지/해산: 반복 위반·안전 저해 시 즉시 중지 후 대관자 대표와 상황 공유, 재개 조건 제시.
• 사후 통지: 계약 조항 근거, 정지 사유·재발 방지 조건 서면 통지.

9) 문서·양식(복붙용 요약)

A) 대관 신청서: 단체/담당자, 목적·프로그램, 인원, 장비·전력, 플로어플랜, 음향/조명 요구, 촬영·판매 유무, 보험·보증금 동의.
B) 대관 승낙서(핵심 조항): 사용 범위, 즉시 중지권, dB/룩스 한도, 장비·전력 규정, 질서·촬영·UGC, 원상복구, 보험·보증금, 취소·변경, 분쟁·관할.
C) 원상복구 체크리스트: 바닥·벽·콘센트·케이블 흔적·포스터 제거·쓰레기 수거·유실물 확인.
D) 측정·기록지: 시간대별 dB·룩스, 민원·조치, 재발 구간 메모.

 

10) KPI·운영 지표

• 민원 건수/천 명(목표: 이전 평균 대비 20%↓)
• 중단 트리거 대응시간(분)(목표: 3분 이내)
• 원상복구 완료율(%)(현장 확인 즉시 100%)
• 보증금 반환 리드타임(일)(목표: 3영업일 이내)
• 사고/손상 제로율(월간 100% 목표)

FAQ

Q1. 전시실에서도 대관 행사를 할 수 있나요?
A. 작품·자료 보호가 최우선입니다. 가능하더라도 음향·조명 한도와 동선 통제가 엄격히 적용되며, 별도 승인·조건이 붙습니다.

Q2. 라이브 밴드/댄스 퍼포먼스는?
A. 실내는 SPL·바닥 진동 한도 내에서만 조건부 허용합니다. 스테이지 매트·러그로 진동을 완화하고, 소리 방향은 동선 반대가 원칙입니다.

Q3. 행사 중 개인 촬영은 전면 금지인가요?
A. 표시 구역에서는 무플래시 개인 촬영을 허용할 수 있습니다. 단, 타인 식별·혼잡 유발 시 즉시 제한됩니다.

Q4. 언론·상업 촬영이 겸해지면?
A. 사전 허가와 별도 승낙서가 필요합니다(6편 참고). 운영에 지장 시 중지·시간 분리 원칙입니다.

Q5. 행사 후 청소·원상복구 기준은?
A. 바닥·벽·전원·케이블 흔적 제로, 쓰레기 전량 회수, 보관대·락커 점검까지 완료해야 보증금 반환이 진행됩니다.

근거/참고

• 공공 문화시설 대관의 일반 원칙: 작품·시설 보호, 안전·질서 유지, 운영 우선권의 계약 명문화.
• 실무 관행: dB/룩스 한도 사전 합의, 측정기 기록, 케이블 매트·라인 관리, 표시 구역 중심 촬영 허용, 원상복구 체크리스트.
• 저작권·초상권·UGC 재게시 원칙: 사전 동의, 표시 구역·무플래시, 조건부 허용(4·5편 참조).

※ 본 글은 일반 정보 제공이며, 구체 사안은 귀 기관 내규 및 필요 시 전문가 자문을 권장합니다.